Destrucción de documentos, ¿Sabes qué tipo de documentos considera la ley como confidenciales?

 Esta nueva norma proviene de la adaptación del reglamento europeo de protección de datos de 2016.

El próximo 25 de mayo entra en vigor la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Esta nueva norma proviene de la adaptación del reglamento europeo de protección de datos de 2016.

Cualquier empresa, sea cual sea su actividad, está obligada a realizar un correcto tratamiento de los datos y si no lo hacen, las sanciones económicas son elevadas. A ello hay que sumar el daño que puede hacer el mal uso por parte de terceros que accedan a esa información. Sobre todo, si la información a la que accede son datos personales especiales o documentos confidenciales.

El problema radica en identificar cuáles son esos datos, para no mezclarlos con el resto y darles un tratamiento especial. Esa va a ser una de las funciones del Responsable del Tratamiento de Datos. Una nueva figura que ha creado la nueva LOPD ( Delegado de protección de datos) encargado de asesorar a los responsables del tratamiento de datos de la empresa y sus trabajadores , supervisar las tareas que conlleven tratamiento de datos, formar y concienciar al personar laboral, evaluar el impacto ante acciones de alto riesgo para los derechos privacidad de las personas y cooperar con la Agencia de Protección de datos.

Los datos confidenciales, sean personales o empresariales, son los siguientes:

  • Datos especialmente protegidos. Origen étnico o racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos, biométricos, de salud física y mental y los relativos a la vida sexual.
  • Datos de identificación. Como el DNI, el número de la Seguridad Social, dirección, datos bancarios…
  • Datos confidenciales en la empresa. Contratos, nóminas, facturas, albaranes, currículums, ofertas comerciales, información financiera o corporativa…

Todos estos datos, que pueden estar en formato digital, papel, fotografías o vídeos, audios…, tienen que tener un procedimiento establecido para su recogida, conservación, modificación, cesión y cancelación. En ese procedimiento se debe garantizar la seguridad.

Una seguridad que también debe garantizarse en su destrucción. Cuántas veces hemos oído noticias de informaciones que han salido a la luz por una incorrecta destrucción de documentos confidenciales, como historiales médicos, nóminas, facturas, archivos digitales aparecidos en contenedores de basura, por ejemplo, sin ningún tipo de protección.

Sistemas de destrucción de documentos

Existen tres sistemas de destrucción de documentos para poder garantizar que se cumple con la LOPD:

  • Trituradoras de papel. No sirve cualquier trituradora. Hay que comprobar que los datos destruidos no puedan reconstruirse.
  • Quemar los papeles. Así se consigue la destrucción total, pero necesitas un lugar preparado para realizar la quema y evitar que el fuego se descontrole.
  • Contratar una empresa. Es la opción más segura y ventajosa. Se encargan de destruir la documentación de forma legal y tienen que entregar al cliente un certificado de destrucción.

En Leonardo GR contamos con un servicio de Destrucción de Documentos que ayuda a las empresas a eliminar sus documentos de manera segura, protegiendo toda la información de tu empresa y obteniendo los certificados necesarios para asegurar el respeto al marco legal vigente. Además este servicio se adapta a las circunstancias de cada empresa, ya que podemos hacer la destrucción de documentos de manera puntual (por ejemplo, cuando se quiere hacer limpieza de los archivos y eliminar esos papeles que ya no sirven) como periódicamente (cuando una empresa necesita un servicio continuo de destrucción de sus documentos confidenciales).

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