Mantener al día el libro de registro de residuos (también llamado archivo cronológico en la normativa) no es opcional: es una obligación legal que afecta a la mayoría de las empresas que generan, transportan o gestionan residuos en España.

Si lo haces bien, reduces riesgos, evitas sanciones y mejoras la trazabilidad de tu gestión ambiental. En esta guía te explicamos, paso a paso, qué debes registrar, quién está obligado, cómo presentarlo y con qué herramientas cumplir según la legislación vigente.

Punto clave: La Ley 7/2022 refuerza las obligaciones de información (art. 63 a 66) y exige mantener un archivo cronológico electrónico con los datos básicos de producción y gestión de residuos. También conviven otras piezas normativas como el RD 553/2020 sobre traslados (documento de identificación y, cuando corresponde, notificación previa).

¿Quién debe llevar el libro de registro de residuos o archivo cronológico?

Están obligados a llevar el archivo cronológico o libro de registro de residuos:

• Productores de residuos peligrosos.
• Productores de residuos no peligrosos que generen más de 10 t/año.
• Entidades o empresas inscritas en el Registro de producción y gestión de residuos (gestores, transportistas, etc.).

Excepción: cuando el productor gestiona sus residuos a través de la entidad local (por ejemplo, un pequeño comercio que usa el servicio municipal para determinados residuos), no se exige archivo cronológico para esos flujos, conforme al art. 12.5 de la Ley 7/2022. Aunque hay que comprobar siempre el detalle de la normativa en cada comunidad autónoma.

Qué información debe incluir el archivo cronológico o libro de registro de residuos (contenido mínimo)

La Ley 7/2022 exige un archivo electrónico con la información, por orden cronológico, de todas las operaciones de producción y gestión que realices. A efectos prácticos, tu “libro” debe recopilar, como mínimo:

• Fecha de la operación.
• Fecha de inicio del almacenamiento.
• Residuo (código LER conforme a normativa europea), naturaleza y origen.
• Cantidad (kg o toneladas) y unidad.
• Destino, operación de tratamiento (códigos R o D), gestor receptor (nombre y NIMA).
• Transportista y matrícula (si aplica).
• Documentación asociada: documento de identificación (DI) de traslado, notificación previa cuando corresponda, contratos de tratamiento, etc.

Consejo: enlaza cada apunte con su DI y, si aplica, con la notificación previa (RD 553/2020) para garantizar la trazabilidad desde el origen al destino.

¿Cómo se “presenta” o acredita el libro de registro de residuos?

Legalmente, la obligación es llevar y conservar el archivo cronológico en formato electrónico y tenerlo a disposición de la autoridad competente. En la práctica, hoy existen tres vías habituales para demostrar el cumplimiento:

1. Plataformas autonómicas y el sistema estatal eSIR
   La Ley 7/2022 crea el Sistema electrónico de Información de Residuos (eSIR), que está desplegándose de forma progresiva y convive con plataformas autonómicas. Varias CCAA ya integran o migran la carga de datos a eSIR, reduciendo duplicidades (por ejemplo, reporte de memorias). Verifica el canal oficial de tu comunidad y mantén la coherencia con eSIR.
2. Exportación del archivo cronológico desde tu software de residuos
   Muchos ERPs o soluciones específicas generan el archivo cronológico y los DIs en el formato requerido, listos para descarga o remisión cuando la inspección lo solicite o cuando la CCAA habilita el envío periódico.
3. Aportación bajo requerimiento / inspección
   Aunque no envíes periódicamente el libro, debes poder presentarlo de forma íntegra y trazable cuando la administración lo requiera. Mantén tu archivo actualizado y accesible.

Importante 2025-2026: varias CCAA han anunciado transiciones a eSIR que afectan a la antigua memoria anual. Algunas mantienen plazos específicos mientras avanza la migración. Verifica tu caso y no des por hecha la exención hasta que tu CCAA la confirme.

Paso a paso: preparar y mantener tu libro de registro de residuos

1. Identifica tus flujos de residuos (peligrosos y no peligrosos) y clasifícalos con código LER.
2. Valida tu condición: productor de residuos peligrosos o >10 t/año de no peligrosos → archivo obligatorio. Si gestionas algo con la entidad local, confirma si aplica la exención puntual.
3. Contrata gestores autorizados y formaliza contratos de tratamiento.
4. Organiza tus traslados con DI y notificación previa cuando aplique (p. ej., traslados a eliminación y otros supuestos definidos en RD 553/2020).
5. Registra cada movimiento en tu archivo (fecha, residuo, cantidad, origen/destino, operación R/D, gestor, transportista, DI, etc.).
6. Cuadra mensualmente: revisa cantidades, albaranes, DIs y facturas; resuelve discrepancias con gestores.
7. Guarda y respalda: conserva tu archivo y documentos asociados durante el plazo que marque tu CCAA.
8. Reporta por la vía oficial (plataforma autonómica/eSIR) cuando sea requerido o periódico en tu comunidad.

Calendario y particularidades por CCAA

• Memoria anual: Muchas CCAA aún piden la memoria resumen con plazos concretos mientras otras notifican la transición de la memoria hacia la integración en eSIR. Consulta tu portal autonómico. Y comienza a pensar ya en la memoria de 2025, que se puede presentar a partir del 1 de enero de 2026.
• Presentación del archivo: algunas CCAA habilitan subidas o sincronizaciones periódicas; en otras basta con conservarlo y mostrarlo ante requerimiento.

Errores frecuentes que generan sanciones (y cómo evitarlos)

• No clasificar correctamente con códigos LER o mezclar flujos incompatibles. Solución: matriz de flujos + revisión trimestral.
• No enlazar el apunte con su documento de identificación o con la notificación previa cuando corresponde. Solución: checklists de traslado (RD 553/2020).
• No alcanzar trazabilidad entre cantidades generadas y tratadas. Solución: conciliación mensual con gestores y transportistas.
• Confiarse con la exención municipal: aplica solo a lo gestionado por la entidad local; el resto sigue obligando.
• Ignorar cambios eSIR/CCAA sobre memoria anual. Solución: seguimiento normativo y actualización de procedimientos.

Régimen sancionador: La Ley 7/2022 clasifica las infracciones en leves, graves y muy graves, con multas que, según el tipo y gravedad, pueden alcanzar hasta 3.500.000 €. Evitar errores documentales es crítico.

Checklist rápido para tu libro de registro de residuos

• ✔️ ¿Tengo identificados todos los residuos con su código LER?
• ✔️ ¿He definido quién registra y con qué software/procedimiento?
• ✔️ ¿Cada apunte incluye fecha, cantidad, origen/destino, operación R/D, gestor (NIMA), DI y transporte?
• ✔️ ¿Concilio mensualmente cantidades y documentos?
• ✔️ ¿Conozco la plataforma de mi CCAA y su grado de integración con eSIR?
• ✔️ ¿Tengo soporte legal/técnico para traslados (RD 553/2020)?

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• Implantar y mantener el archivo cronológico conforme a Ley 7/2022.
• Gestionar traslados con documento de identificación y notificación previa (RD 553/2020).
• Coordinar gestores/transportistas, contratos y conciliaciones mensuales.
• Prepararte para inspecciones y auditorías.
• Adaptarte a eSIR y a los plazos autonómicos (incluida la transición de memorias).

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En resumen

• El libro de registro de residuos = archivo cronológico electrónico de la Ley 7/2022.
• Obligatorio para peligrosos y para >10 t/año de no peligrosos, además de inscritos como productores/gestores.
• RD 553/2020 rige los traslados (DI y, según caso, notificación previa).

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